Организация работ с подрядчиками в области 1С

Давайте представим замок, красивый, с высокими башнями, в этом замке находится король, визирь, охрана, войско, купцы, горожане и т.д. В замок ведут одни ворота и на этих воротах организован контрольно-пропускной пункт, который пускает только своих и не пускает чужих с точки зрения безопасности замка и его обитателей.

Вот любое предприятие – это тот же замок. Внутри предприятия есть свой директор, начальники многих отделов, бухгалтерия и многое другое. Но как в замке нельзя организовать все процессы для жизнедеятельности его обитателей, т.е. поля с пшеницей находятся за пределами замка, руда для производства оружия тоже находится за воротами замка, так и современное предприятие нуждается в ресурсах, которые находятся за его пределами. Человеческие ресурсы не исключение.

Продолжим нашу аллегорию на четком примере. Существует некая компания Х, которая бурно развивается и в процессе ее развития рождаются все новые и новые потребности. Новые потребности привели к осознанию факта, что всем в области цифровизации и информационных технологий не может заниматься один бородатый сотрудник в растянутой футболке и надписью на кружке: «Админ шоколадки не пьет». Нельзя полагаться, что этот чудо-сотрудник настолько универсален и продуктивен, что может заниматься буквально всем: от заправки картриджей до администрирования серверов и автоматизации всех бизнес-процессов существующего предприятия.

Любое компьютерное приложение – это продукт и 1С – это тоже продукт. Взять, к примеру бумагу, ведь никто не будет спорить с тем, что в каждом офисе нужна бумага, но никому в голову не приходит выращивать в офисе древесину, варить целлюлозу, т.е. организовывать цех по производству бумаги. Бумагу решают купить у компании, которая занимается ее производством профессионально. С программным продуктом та же история, не нужно стараться создавать ИТ-инкубатор, достаточно купить его у тех, кто создает его на профессиональной основе.

Вариант событий, при которых берется в штат один-два 1С программиста, и они все напишут и осуществят 1С автоматизацию – вообще не должен рассматриваться всерьез. «Почему?» — возникнет закономерный вопрос, ведь на горизонте уже запахло реальной экономией.

Если идти такой тропкой, то надеяться на то, что кто-то качественно будет вести 1С документирование надеяться не приходится, а вот риски, связанные с вероятным уходом этих двух программистов 1С в другую компанию – очень высок (переманят более высоким окладом и обещаниями карьерного роста). После ухода таких сотрудников разобраться в том, как работает то, что они создали, будет практически нереально. А если говорить о системе, на которой построены процессы работы компании – то эта проблема становится критичной.

Что же делать?

Первый вариант – полностью отдать это направление на аутсорсинг. Сегодня многие так и делают. Обращаются в нашу компанию Дакар передают ей все необходимые полномочия для проведения внутреннего анализа, создания 1С системы, на базе которой будет осуществляться автоматизация и т.д. В нашей компании есть все необходимые специалисты 1С, которые могут организовать и выполнить все виды работ для успешной 1С автоматизации, но некоторые управленцы боятся, что как только они откроют ворота замка, то замок захватят, поэтому предпочитают второй вариант развития событий.

Второй вариант – когда предприятие очень сильно опасается за сохранность конфиденциальности информации и соглашение о неразглашении абсолютно не аргумент. Т.е. это тот случай, когда в замок не пустят вообще, а общаться будут либо перед воротами замка, либо на нейтральной территории. В таком случае оптимальным решением является разделение процессов разработки. Ошибкой многих является, когда при разделе стараются внутри предприятия сформировать штат программистов 1С. Единственно правильно решение – это, когда анализ и постановка задач генерится внутри предприятия, а разработка возлагается на плечи подрядчика.

Для организации продуктивного взаимодействия, как с подрядчиком, так и внутри предприятия, нужно создать команду. В самом базовом варианте в этой команде может быть 4 персонажа. Плюс подрядчик как одна роль.

Визирь (Менеджер — владелец системы)

Миссия:

Определяет стратегию развития предприятия. Менеджер решает в каком направлении необходимо производить 1С автоматизацию, как будет развивается система, что будет необходимо предприятию от этой системы через год, а также долгосрочный промежуток времени. Менеджер уполномочен утверждать бюджет внедрения 1С. Отвечает за работу с подрядчиком в целом. Утверждает задачи подрядчику. Определяет приоритет по задачам.

Характеристики:

Полное понимание основ бизнеса предприятия, наличие большого опыта работы в разных функциях предприятия. Обязательно наличие веса на предприятии и авторитета.

Капеллан (Аналитик)

Миссия:

Описание текущих процессов на предприятии в виде внутренних документов. Разработка оптимизации существующих процессов и внедрение новых. Превращает пространственные пожелания сотрудников предприятия, руководства предприятия (т.е. внутренних заказчиков) в конкретный документ – бизнес требования. Отвечает за соответствие бизнес требований изначальным пожеланиям внутренних заказчиков. Получает от подрядчика предложения по внедрению новых программных продуктов 1С и при необходимости их доработок. Анализирует насколько новые программные продукты 1С необходимы компании. Если сочтет их необходимыми, предлагает руководству предприятия их внедрение. Стоит отметить, что аналитик не может самостоятельно принимать управленческих решений, а только предлагает их. В переговорах с подрядчиком озвучивает только то, что согласовано с руководством.

Характеристики:

Очень хорошо разбирается в процессах предприятия. Аналитик может предложить, как оптимизировать работу отдела или отдельного сотрудника, даже если сам сотрудник этого сказать не может. Глубоких знаний в области ИТ технологий аналитику не требуется, достаточно базовых понятий.

Констебль (Архитектор)

Миссия:

Если менеджер определяет стратегию предприятия (в каком направлении развивается система), то архитектор определяет, как она развивается. Т.е. техническую сторону стратегии развития. Архитектор отвечает на вопросы подобные, сколько серверов нужно закупить для обеспечения работы системы при увеличении нагрузки, которую создадут новые сотрудники, которых предприятие собирается нанять в следующем году. Архитектор пишет технические задания по предоставленным аналитиком бизнес требованиям и передает их подрядчику. Отвечает за соответствие технического задания бизнес требованиям. Архитектор получает от подрядчика план работ по тех. заданию с оценкой трудозатрат, затем анализирует предоставленный план на предмет завышения трудозатрат. В случае необходимости согласовывает с подрядчиком внесения правок. Утверждает план работ перед тем, как его подпишет менеджер. Архитектор проверяет предоставленный подрядчиком пакет на соответствие техническому заданию, принимает непосредственное участие в тестировании. Принимает решение о приемке работ. При коммуникации с подрядчиком оперирует своей позицией в вопросах как это будет делаться. Но вопросы что делать определяет менеджер.

Характеристики:

Обладание абсолютными знаниями по системе 1С. Умение вести переговоры, грамотно аргументировать свою точку зрения – от архитектора зависит конечная цена работ и качество получаемого продукта.

Герольд (Администратор)

Миссия:

Работает с пользователями. Консультирование по вопросам характера, что нужно нажать что бы открылась эта форма или почему неактивна та кнопка. В кратчайшие сроки реагирует на сбои и ошибки системы. Должен уметь перезапускать службы и перезагружать сервера. Выполнять другие рутинные операции для поддержания или восстановления работоспособности системы 1С. В случае аварий, которые администратор не в состоянии разрешить, грамотно письменно охарактеризовать проблему и передает ее подрядчику руководствуясь договором о поддержке.

Характеристики:

Требуется внимательность стрессоустойчивость и ответственность.

Подрядчик

Со стороны подрядчика так же работает целая команда, но в глазах заказчика – они единое целое.

Миссия:

Получает и анализирует техническое задание от архитектора. Предоставляет архитектору план работ с указанием трудозатрат своих аналитиков 1С, программистов 1С. Выполняет работы по согласованному плану. После тестирования и подписания акта о приемке работ получает оплату.

Характеристики:

Роль подрядчика должна сводиться к предложению решений на основе своего опыта аналитику компании и написанию кода по техническому заданию, полученному от архитектора.

Вне зависимости от выбранного варианта пропуска в замок (допуска подрядчика к разработкам в системе) наша компания имеет возможность и опыт предложить оптимальные условия сотрудничества, которые в итоге сделают замок прекраснее, а его лорда более могущественным и осведомленным.