Мы с уважением относимся к каждому нашему клиенту, поэтому все наше взаимодействие с клиентами базируется исходя из целей, которые мы преследуем, а целей у нас три:
- Завершить начатое, не бросить на полпути, а дойти самим и довести до конца проекта клиента.
- Осуществлять все необходимые работы таким образом, чтобы это не мешало текущему бизнес-процессу, и он не останавливался ни на минуту.
- Навести порядок в учете и наладить работу, чтобы порядок поддерживался.
Наша компания придерживается этих целей, даже если клиент неосознанно оказывает сопротивление. Все новое зачастую воспринимается враждебно и 1С не исключение.
Внедрение 1С — это лестница. Многие пытались взойти по ней, но оступались и уже не пытались вновь. Падение ломало их. У других был шанс взойти наверх, но они отказывались, думая о надуманной экономии и не желали познавать что-то новое… Всё это иллюзии. Реальна лишь 1С, и нет ничего, кроме восхождения наверх (важен лишь подъем наверх).
Самая распространённая для нас ситуация.
Обращается к нам ИТ-директор сети розничных магазинов. Директор этот новоиспеченный, недавно назначенный.
Повествует он следующую вереницу событий.
Существовала некая сеть розничных магазинов, ИТ-директор не справлялся с своими рабочими обязанностями и руководство решило его сменить на более квалифицированного специалиста. Собеседовали много кандидатов и в конце концов отдали предпочтение одному из претендентов. Как Вы понимаете, что обратившийся в нашу компанию человек и есть победитель конкурса на должность ИТ-директора.
Принялся новый ИТ-директор изучать, что же такого сделал его предшественник, из-за чего его попросили удалиться, то бишь искать причину провала и ряда ошибок.
Выяснилось, что есть 1С, что худо-бедно она работает, вот только ее никто не любит.
Кроме того, несмотря на существование 1С, собственник бизнеса не получает отчеты.
Новый ИТ директор сети магазинов старается копать дальше, выяснять почему же именно не любят 1С, почему собственник не получает отчеты и обнаруживает хаос в системе 1С, полный хаос.
Хаос — это порядок, который нужно расшифровать.
Новый ИТ-директор пытается справиться с этим хаосом самостоятельно, но оказывается, что поезд зашел в очень глубокий тоннель и приходит осознание того, что одному ему не осилить проблему. Потому что даже не ясно, с чего начать, и в какой момент ситуация стала настолько запущенной.
Так вот, резюмируя свое повествование новый ИТ-директор и говорит: «Вот такая ситуация, вроде бы все хорошо, у нас есть действующая 1С, в ней работает бухгалтер, и еще куча народа, но образовался хаос, и нужно помочь навести порядок».
В этом момент на помощь приходим мы.
Мы рекомендуем всегда начинаем проект с экспресс-диагностики и аудита. Правильным будет посмотреть информационные базы. Нелишним приехать в магазины и посмотреть, как работают продавцы, расспросить их как сторонние аудиторы.
В результате находим многое – от маленьких неудобств, до крупных проблем в системе:
- Дубли товаров, на которых одновременно есть приходные и расходные движения (один из них обязательно называется «не использовать» и использовался последний раз вчера);
- Ошибки в партиях, тянущиеся много лет, и поэтому неисправляемые;
- Механизм ценообразования, переписанный программистом 1С-ником, который должен делать то, что умеет типовой функционал. А из-за непрофессионализма или лени программист не пожелал разбираться и написал свой. Как следствие не работает ни типовой, ни собственный.
- И, конечно, шедевральное – обмены между базами, которые по неведанным сакральным причинам «не ходят».
После анализа базы, наша команда предоставляет итог, т.е. выводы: возможно ли наведение порядка в хаосе или хаос захватил вселенную и нужно все отформатировать, наслать всемирный потоп и делать все сначала.
Продолжим далее рассматривать опять-таки самый распространенный вариант событий.
По итогам аудита за общий стол переговоров садятся представители нашей компании и представитель заказчика (ответственное лицо за проект) и вместе пошагово начинается разбор полетов: что и почему и как с этим бороться.
В итоге любых переговоров должна появиться дорожная карта.
Вот так выглядит среднестатистическая дорожная карта:
- Описание процессов и утверждение;
- Моделирование, описание требований к разработке и настройкам. Разработка архитектуры систем;
- Переносы данных, где это возможно;
- Обучение, передача обучающих материалов;
- Тестовый запуск;
- Внедрение.
Структура и состав основных справочников — это всегда очень важно!
В рознице без четкой структуры совсем плохо.
Если каждый будет заводить позиции, не приложив усилий чтобы отыскать их в справочнике, делать это по своему мироощущению, то в результате мы получим хаос. В этом хаосе в дальнейшем не разберется никто: ни продавцы, ни посетители.
Давайте попробуем нарисовать нечто перфекционное.
- Есть один уполномоченный человек роль, которого заносить новые позиции в справочники, или редактировать существующий. Подчеркну, что это один ответственный и уполномоченный человек, а не сто и не все подряд. Все остальные кому может понадобится новый элемент, или изменение – подают заявки этому уполномоченному лицу – «властелину справочника».
- Есть регламент, описывающий структуру справочников (папки, подпапки, уровень вложенности, что есть папка – группа товаров, поставщик, или что-то еще?)
- Есть регламент, описывающие заведение элемента справочника (что писать в наименовании, как давать артикул, как использовать свойства и характеристики, какие единицы измерения использовать и так далее).
- Все правила и регламенты выполняются. Каждый сотрудник, пользующийся справочниками (для поиска товара, клиента, и т.д.), знает эти правила и легко находит нужную позицию.
Как показывает наш богатый опыт в сфере 1С – в случае, когда у клиента этого всего нет, тогда ему однозначно нужна помощь в разработке регламентов нормативно справочной информации, то есть структуры и состава основных справочников. Не помешает еще и навести порядок в текущих справочниках.
Обучение…
В любой крупной группе людей обязательно выявится лидер, эксперт, отшельник, оппозиционер, шут, «козел отпущения» и т.д….
В группе обучающихся работе в 1С сюжет закручен примерно также.
Перед тем как начать обучение пользователей мы ранжируем всех пользователей. Всех директоров магазинов и их замов мы собираем вместе, и проходят обучение они вместе. Затем мы собираем бухгалтерию, отдельно собираем кассиров и т.д. Приводятся учебные примеры, которые повествуют о правильном выполнении своих рабочих обязанностей, а также моделируются ситуации нештатные, и рассказывается как справляться с ними.
Люди относятся к обучению по-разному.
- Заинтересованный – сотрудник, которому сейчас плохо из-за коряво работающей 1С, он хочет изменений в лучшую сторону. Он рад тому, что у него появилась возможность учиться, ему интересно все, он считает, что это развитие для него, он вникает, записывает, задает вопросы по делу.
- Обычный пользователь – обычный он и есть обычный и таких подавляющее большинство. В случае, если постараться захватить их внимание, стараться эмоционально преподносить информацию, активно жестикулировать, то есть шанс привлечь их внимание и хоть что то вдолбить в их головы. В ином случае они будут отвлекаться и думать о своем.
- Скучающий – надеющийся, что по каким-то причинам его все эти знания касаемо 1С его конкретно не коснутся и не понадобятся, а если коснется, то можно будет списать у соседа по парте. Он засыпает, он сидит в телефоне, переписывается с кем-то, пытается отпустить неуместную шутку. Он вообще не следит за темой.
- Сопротивленец-провокатор – активно сопротивляющийся человек. Может быть из вредности, может не хочет учить новое, считая, что школу он окончил двести лет назад, а может, потому что могут вскрыться какие-то нехорошие вещи. Он будет громко вздыхать и закатывать глаза («ой, какую ерунду придумали»). Если он задает вопрос, то это вопрос вида: «А кто вообще сказал, что нам нужен 1С?».
Для того чтобы людей держать в тонусе желательно чтобы во время обучения присутствовало руководящее лицо со стороны заказчика. Желательно чтобы он был:
- Выше рангом всех обучающихся;
- Быть заинтересован в успехе проекта;
Перед запуском. Обратный отсчет…
Процесс пошел.
И вот все на низком старте. Внутри волнение как перед экзаменом – ты уже десятки раз сдавал экзамены, ты готов, но все равно волнуешься.
Завоевать королевство и править им — это разные вещи.
Некоторые могут подумать, что запуск это самое сложное. Но после запуска начинается опытная эксплуатация. Насколько бы подробным не было обследование, насколько бы не было качественно осуществлённой описание процессов, как бы хорошо не была проверена и настроена система, как бы тщательно не было проведено обучение — в течение первого месяца эксплуатации найдется сотня вопросов и проблем.
Как вы понимаете, это месяц проверки на прочность обеих сторон. Только через месяц можно выдохнуть двум сторонам.
Проект успешно завершен, наступило время для поощрения невиновных и наказания непричастных.
Пройти через внедрение 1С, это:
- Подвиг для операционного руководителя Заказчика, у которого это впервые.
- Осознанный тяжелый труд, для ИТ директора Заказчика.
- Привычное дело для нашей компании.
В заключении хотелось бы привести два мудрых высказывания:
Даже маленький человек может отбрасывать большую тень…
Это высказывание хотелось бы посвятить ИТ директору Заказчика, на чьих плечах будет реализовываться проект.
И еще одно высказывание:
Каждый полет начинается с падения.
Не бойтесь изменений, не держитесь за старое, старайтесь выводить свой бизнес на новый уровень!